Privacy policy

 

1. DOEL PRIVACY POLICY

1.1. De privacy policy van Keyser advocaten (hierna ook “wij” of “ons”) dient ertoe u te informeren over de wijze waarop uw persoonsgegevens worden verwerkt binnen ons kantoor, alsook op en via onze website die terug te vinden is via de volgende link: https://www.keyseradvocaten.be (hierna: de “Website”). Onze privacy policy beoogt een rechtmatige en transparante verwerking van uw persoonsgegevens te waarborgen. Het verdient echter enige vermelding dat ons privacybeleid niet noodzakelijk overeenstemt met het privacybeleid van derden of dat van websites of applicaties waarnaar via hyperlinks op de Website zou worden verwezen. Wij verzoeken u vriendelijk deze privacy policy zorgvuldig door te nemen.

1.2. Keyser advocaten is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens die zij verkrijgt wanneer u de Website bezoekt of wanneer u deze meedeelt. Als verwerkingsverantwoordelijke treffen wij alle passende maatregelen opdat de verwerking in overeenstemming zou zijn met de geldende wetgeving inzake gegevensbescherming, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 van 27 april 2016 (hierna: “AVG”). Zowel de medewerkers van Keyser advocaten als de dienstverleners die zij inschakelt en die toegang hebben tot uw persoonsgegevens hebben de verplichting de AVG na te leven.

1.3. Deze privacy policy wordt fysiek of elektronisch aan u ter beschikking gesteld en is te allen tijde te raadplegen onder de rubriek ‘Privacy Policy’ onderaan onze Website. In geval van verzoeken of bijkomende vragen kunt u steeds een e-mail richten aan secretariaat@keyseradvocaten.be. Een medewerker van Keyser advocaten zal u in de regel binnen de dertig dagen na ontvangst van uw verzoek of vraag informeren over het gevolg dat eraan is gegeven.

1.4. Keyser advocaten behoudt zich het recht voor om deze privacy policy op elk moment te wijzigen. Wijzigingen zullen steeds bekend worden gemaakt op de Website.

2. WIE ZIJN WE?

2.1. Ondernemingsgegevens
Keyser advocaten met als BTW-nummer BE 0644.918.752 werd opgericht onder de rechtsvorm besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid en heeft haar maatschappelijke zetel te 2000 Antwerpen, Amerikalei 187.

2.2. Contactgegevens
U kunt ons steeds contacteren via het contactformulier dat u terugvindt op de Website en als volgt:
T 03 501 99 96
F 03 303 52 47
M secretariaat@keyseradvocaten.be

3. VOOR WELKE DOELEINDEN VERWERKEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?

3.1. Keyser advocaten verwerkt uw persoonsgegevens voor volgende doeleinden:

• om in contact te treden met u, uw eventuele vragen te kunnen verwerken en te beantwoorden en u de nodige inlichtingen te verschaffen over ons en onze diensten;
• het sluiten en uitvoeren van dienstenverleningsovereenkomsten met u. De dienstverlening van Keyser advocaten kan onder meer betrekking hebben op adviesverlening, bijstand bij bemiddeling, bijstand bij een onderhandeling, bijstand bij een procedure en optreden als (bijzonder) lasthebber;
• cliëntenbeheer, aanmaken en beheren van een cliëntenbestand;
• administratie, facturatie, boekhouding;
• het verzorgen van een optimale werking van de Website;
• het naleven van toepasselijke wetgeving (zie ook verder);
• het optimaliseren van haar dienstverlening en de expertise van haar advocaten door het verzamelen van casuïstiek.

3.2. De verwerking van uw persoonsgegevens, al dan niet op of via de Website, maakt niet het voorwerp uit van geautomatiseerde individuele besluitvorming noch van profilering. Profilering is elke vorm van geautomatiseerde verwerking waarbij aan de hand van uw persoonsgegevens bepaalde persoonlijke aspecten worden geëvalueerd, met name met de bedoeling uw beroepsprestaties, economische situatie, gezondheid, persoonlijke voorkeuren, interesses, betrouwbaarheid, gedrag, locatie of verplaatsingen te analyseren of te voorspellen.

4. WAT IS ONZE JURIDISCHE GRONDSLAG VOOR DE VERWERKING VAN UW PERSOONSGEGEVENS?

4.1. Keyser advocaten verwerkt uw persoonsgegevens indien:

• dit noodzakelijk is voor het sluiten van en/of de uitvoering van dienstverleningsovereenkomsten met u of om op uw verzoek voor de sluiting van dergelijke overeenkomsten bepaalde maatregelen te nemen of handelingen te stellen; of
• u uw toestemming hiervoor hebt gegeven (bv. door ondertekening van onze kaderovereenkomst); of
• dit noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Keyser advocaten (bijvoorbeeld voor verweer tegen aansprakelijkheidsvorderingen, het instellen van rechtsvorderingen) of van een derde, tenzij uw belangen of rechten inzake bescherming van persoonsgegevens zwaarder zouden wegen dan onze belangen; of
• dit een wettelijke verplichting is. Zo zijn wij verplicht om de identiteit van onze cliënten te verifiëren in het kader van de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten. In dit verband verwerken wij uw (persoons)gegevens zoals vermeld in artikel 5.2 hieronder.

4.2. In ieder geval, vanaf het moment dat u zich akkoord heeft verklaard met onze privacy policy, geeft u Keyser advocaten de vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken en gaat u uitdrukkelijk akkoord met de wijze waarop deze worden verwerkt zoals bepaald in deze privacy policy.

5. WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN WIJ EN OP WELKE WIJZE?

5.1. Via de Website verwerken wij enkel volgende persoonsgegevens van u: uw naam, voornaam, telefoonnummer, e-mailadres en eventuele andere persoonsgegevens die u zelf opgeeft in het contactformulier op de Website. Deze persoonsgegevens worden enkel verwerkt voor zover u deze aan ons verstrekt (al dan niet via de Website). De verwerking ervan is evenwel noodzakelijk voor de doeleinden zoals bepaald in artikel 3 hierboven.

5.2. In het kader van het sluiten en/of de uitvoering van dienstverleningsovereenkomsten met u, verwerken wij (alle of een gedeelte van) volgende (persoons)gegevens:

• van natuurlijke personen: naam, voornaam, telefoonnummer, faxnummer, e-mailadres, geboortedatum, geboorteplaats, ondernemingsnummer, rijksregisternummer of paspoortnummer, domicilieadres en eventueel verblijfsadres, beroep, gebruikelijk rekeningnummer, kopie van identiteitskaart of paspoort (voor- en achterzijde), kopie van KBO inschrijving, alsook alle of een gedeelte van voormelde (persoons)gegevens van eventuele lasthebber(s) van deze natuurlijke personen
• van rechtspersonen: rechtsvorm, vennootschapsnaam, handelsnaam, maatschappelijke zetel, uitbatingszetel, KBO nummer, BTW nummer, telefoonnummer, faxnummer, e-mailadres, kopie van oprichtingsakte en/of (gecoördineerde) statuten, gebruikelijk rekeningnummer, alsook alle of een gedeelte van voormelde (persoons)gegevens van bestuurders en/of aandeelhouders en/of begunstigden en/of hoofdcontactperso(o)n(en) en/of eventuele andere lasthebber(s) van deze rechtspersonen;

5.3. Wij verwerken tevens gerechtelijke en/of strafrechtelijke gegevens in zoverre dit noodzakelijk is voor de verdediging van uw belangen als cliënt en/of noodzakelijk voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een (rechts)vordering.

5.4. Wij verwerken onder meer ook volgende gegevens: apparaatgegevens, logbestandsgegevens zoals het IP-adres, browser en besturingssysteem, de externe website die u heeft doorverwezen en de door u bezochte pagina’s op de Website (en de datum en tijd van de door u bezochte pagina’s). Deze gegevens worden automatisch, enkel voor statistische doeleinden en met oog op verdere verbetering van de Website van Keyser advocaten verwerkt. Meer informatie over het gebruik van cookies op de Website vindt u in onze cookie policy.

5.5. De verwerking van bovenvermelde (persoons)gegevens is noodzakelijk voor de doeleinden zoals bepaald in artikel 3 hierboven.

6. WIE KAN UW PERSOONSGEGEVENS NOG ONTVANGEN (NAAST KEYSER ADVOCATEN)?

6.1. De volgende (categorieën van) ondernemingen, instellingen of entiteiten kunnen uw persoonsgegevens ontvangen en/of verwerken (al dan niet als verwerker in opdracht of op instructie van Keyser advocaten):

• de IT provider(s) van Keyser advocaten in het kader van beheer, onderhoud, ondersteuning en hosting van de Website en de IT infrastructuur van Keyser advocaten;
• de boekhouder(s) / accountants van Keyser advocaten;
• de verzekeringsmakelaar(s) en/of verzekeraars van Keyser advocaten;
• de individuele advocaten (met inbegrip van vennoten, medewerkers en stagiairs (en hun eventuele vennootschappen)) van Keyser advocaten;
• externe advocaten of vervangers die in de hoedanigheid van onderaannemer diensten verlenen aan Keyser advocaten of waarmee Keyser advocaten samenwerkt;
• gerechtsdeurwaarders;
• (beëdigd) vertalers;
• notarissen;
• accountants, revisoren of (gerechts)deskundigen;
• stafhouders;
• Instellingen verbonden aan het beroep van advocaat, zoals maar niet beperkt tot de Orde van Vlaamse Balies, lokale Ordes van Advocaten, Bureau voor Juridische Bijstand in het kader van pro deo dossiers;
• andere onderaannemers, leveranciers, externe dienstverleners van Keyser advocaten of waarmee Keyser advocaten samenwerkt;
• bepaalde online diensten zoals e-Deposit (voor online neerlegging van conclusies en stukken), DPA-Deposit etc.;

6.2. Derden, (overheids)instellingen, entiteiten of ondernemingen aan wie Keyser advocaten gerechtigd of (wettelijk) verplicht is uw persoonsgegevens door te geven, kunnen zowel binnen als buiten de Europese Unie gevestigd zijn. Keyser advocaten is in het kader van de doorgifte van persoonsgegevens niet verantwoordelijk en kan niet aansprakelijk gesteld worden voor de verdere verwerking van uw persoonsgegevens door deze derden.

7. WAAR, HOE EN TOT WANNEER BEWAREN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?

7.1. Uw persoonsgegevens worden opgeslagen op een beveiligde server die zich bevindt in België.

7.2. Wij zullen uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk om de in artikel 3 bepaalde doeleinden te bereiken, tenzij op de bewaring of verwerking ervan bijzondere wettelijke bepalingen van toepassing zijn. Keyser advocaten is op grond van artikel 2276bisBurgerlijk Wetboek ontlast van haar beroepsaansprakelijkheid en niet meer verantwoordelijk voor bewaring van stukken vijf jaar na het beëindigen van haar taak. In die zin moet Keyser advocaten uw persoonsgegevens minstens vijf jaar na de beëindiging van haar taak bijhouden.

8. WAT ZIJN UW RECHTEN?

8.1. U hebt het recht op informatie omtrent de modaliteiten van de verwerking van uw persoonsgegevens. Dit wordt u meegedeeld via deze privacy policy.

8.2. U hebt het recht om ons te verzoeken om:

• inzage van uw persoonsgegevens. U kunt kosteloos één kopie van de gevraagde informatie krijgen. Indien u om bijkomende kopieën verzoekt, kan Keyser advocaten u hiervoor een redelijke vergoeding aanrekenen als administratieve kost.
• verbetering van uw persoonsgegevens;
• verwijdering van uw persoonsgegevens, tenzij de verwerking ervan nodig is:
  • voor het uitoefenen van het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie;
  • voor het nakomen van een wettelijke verplichting van Keyser advocaten, zoals haar verplichting om dossiers en gegevens van u vijf jaar te bewaren in het kader van de beroepsaansprakelijkheid van advocaten (artikel 2276bisBurgerlijk Wetboek);
  • voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een (rechts)vordering.
• beperking van de verwerking die op u betrekking heeft.

8.3. U hebt het recht om tegen de verwerking van uw persoonsgegevens bezwaar te maken. U kunt te allen tijde en kosteloos bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketing.

8.4. U hebt het recht op overdracht van uw persoonsgegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke. Zo kan u ons verzoeken uw dossier rechtstreeks te bezorgen aan uw advocaat die Keyser advocaten opvolgt.

8.5. Indien de verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd is op uw toestemming (zie artikel 4 hierboven), hebt u het recht om uw toestemming te allen tijde in te trekken. Het intrekken van uw toestemming werkt echter niet retroactief en laat de rechtmatigheid van de verwerking op basis van uw toestemming vóór de intrekking daarvan onverlet.

8.6. U hebt het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit. Via de volgende link kan u meer informatie terugvinden met betrekking tot deze autoriteit: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be. In geval van een klacht kunt u ons contacteren op secretariaat@keyseradvocaten.be.

8.7. De uitoefening van uw rechten, zoals hierboven uiteengezet, is afhankelijk van de vereisten en voorwaarden zoals bepaald in de AVG.

8.8. Voor de uitoefening van bovenstaande rechten kunt u eenvoudigweg een verzoek richten aan Keyser advocaten op secretariaat@keyseradvocaten.be op voorwaarde dat u zich voldoende kan identificeren.

Wanneer Keyser advocaten redenen heeft om te twijfelen aan uw identiteit, mag zij u om de aanvullende informatie vragen die nodig zou zijn ter bevestiging van uw identiteit. Doorgaans zal Keyser advocaten een kopie van uw identiteitskaart vragen om te verifiëren wie effectief een verzoek indient.

9. WAT ZIJN ONZE VERPLICHTINGEN?

9.1. Wij treffen alle passende beveiligingsmaatregelen ter bescherming van uw persoonsgegevens. Dit behelst onder meer de nodige maatregelen inzake toegangscontrole, fysieke en operationele veiligheid, in het bijzonder met betrekking tot de Website en de servers van Keyser advocaten.

9.2. Wij houden een verwerkingsregister bij waarin ook de (categorieën van) verwerking van uw persoonsgegevens wordt beschreven.

9.3. Wij werken mee met de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteiten indien dit door hen wordt verzocht.

9.4. Wij zullen, waar nodig en/of verplicht, beveiligingsincidenten en datalekken (met inbegrip van onrechtmatige verwerking, verlies, onbeschikbaarheid, vernietiging, beschadiging of niet toegelaten verspreiding van uw persoonsgegevens) onmiddellijk aan de Gegevensbeschermingsautoriteit melden en dit uiterlijk 72 uur na kennisname daarvan. In geval dergelijke inbreuk in verband met uw persoonsgegevens waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor uw rechten, en onder de voorwaarden zoals bepaald in de AVG, zullen wij dit ook melden aan u. In geval u op enigerlei wijze kennis zou krijgen van dergelijke inbreuk of van een inbreuk in verband met persoonsgegevens van anderen, kunt u Keyser advocaten contacteren op het e-mailadres secretariaat@keyseradvocaten.be.

9.5. Keyser advocaten is niet verplicht om een Data Protection Officer (“functionaris voor de gegevensbescherming”) aan te stellen noch om Data Protection Impact Assessments (“gegevensbeschermingseffectbeoordelingen”) uit te voeren. De verwerking van persoonsgegevens door een individuele advocaat kan immers niet als een grootschalige verwerking worden beschouwd (zie overweging 91 van de AVG).

Indien u verdere vragen heeft, kan u steeds met ons contact opnemen via secretariaat@keyseradvocaten.be.